Workflows
Un workflow exécute automatiquement des instructions fixes sur un modèle, selon la planification que vous définissez. Confiez-lui les rapports, synthèses et vérifications que vous demanderiez sinon à la main chaque semaine.
Certaines demandes reviennent avec une régularité de métronome : le tour d’horizon de la concurrence du lundi, les chiffres de vente du matin, la liste des factures en retard. Un workflow fait ce travail à votre place. Vous définissez une planification, choisissez un modèle et rédigez les instructions une seule fois. StickyPrompts l’exécute à l’heure prévue, peut utiliser vos intégrations connectées en cours de route et conserve l’historique de chaque exécution.
Vos workflows
Workflows, dans la barre latérale gauche, liste tous vos workflows avec leur modèle, un résumé de leur planification en langage courant et un bouton bascule d’activation.
Créer un workflow
- Choisissez « New workflow »
Sur la page Workflows, sélectionnez New workflow. Donnez-lui un nom et une courte description qui dit ce qu’il produit, par exemple Monday competitor digest - Chaque lundi : ce qui a changé la semaine dernière chez nos cinq principaux concurrents.
- Définissez la planification
Sous Set the schedule, choisissez une fréquence dans Frequency : Hourly, Daily, Weekly, Monthly ou Custom Cron. Réglez ensuite le jour, l’heure (Time) et le fuseau horaire (Timezone). Une ligne de résumé, juste en dessous, confirme le tout en clair, par exemple Runs every Mon at 09:00 (Europe/Budapest).
N’utilisez Custom Cron que si les options prédéfinies ne permettent pas d’exprimer la planification voulue, par exemple « en semaine à 7 h 30 ».
- Choisissez le modèle d'IA
Sous Choose the AI model, choisissez le modèle qui fera tourner ce workflow. Une synthèse qui doit croiser de nombreuses sources mérite un modèle puissant ; une courte vérification d’état peut se contenter d’un modèle plus rapide.
- Rédigez les instructions
Sous Write the instructions, indiquez au modèle ce qu’il doit faire à chaque exécution du workflow. Partez d’un modèle d’instructions s’il en existe un proche de votre besoin (Sales report email, Weekly summary digest, Inventory alert, Customer churn digest ou Invoice reminders), puis adaptez-le.
Rédigez les instructions comme si personne ne devait être là pour répondre aux questions : précisez les données à utiliser, ce qu’il faut produire, sous quel format, et que faire s’il manque quelque chose.
- Vérifiez les intégrations et les outils MCP
Pendant l’exécution du workflow, le modèle utilise automatiquement vos intégrations connectées et vos outils MCP distants : une base de données à interroger, un CRM à consulter, la connexion e-mail pour envoyer le résultat. Integrations / MCP Tools indique ce qui est à sa disposition. Voir Fonctionnement des intégrations.
- Sélectionnez « Save », puis « Run now »
Sélectionnez Save. Sélectionnez ensuite Run now pour le tester immédiatement, sans attendre l’heure prévue, et vérifiez le résultat dans History.
Pas de blocs d’action : dites simplement ce qui doit se passer
Pas de bloc « envoyer un e-mail », pas de bloc « créer un PDF », pas de diagramme à relier. Un workflow, c’est un seul ensemble d’instructions, et le modèle réalise chaque étape avec les mêmes outils que dans le chat. Vous décrivez donc le résultat attendu :
Récupère toutes les affaires ouvertes dans Pipedrive et regroupe-les par
étape, avec un total par étape. Fais-en une note PDF d'une page sur le
pipeline : un chiffre clé en titre, un tableau des affaires et les trois
affaires les plus à risque, avec une ligne d'explication pour chacune.
Envoie le PDF en pièce jointe à notre DAF, avec un résumé de trois lignes
dans le corps de l'e-mail.Remarquez ce qui manque : une adresse e-mail. StickyPrompts sait qui fait partie de votre espace de travail : « notre DAF », « Sarah » ou « l’équipe commerciale » suffisent. Lors de cette exécution, le modèle a trouvé Sarah Kim grâce à la description de l’équipe Finance, a créé le PDF, puis l’a envoyé :
Ce que vous pouvez demander à un workflow, en langage courant :
| Demande | Ce qui se passe |
|---|---|
| « Envoie-le à Sarah » / « envoie-le à notre DAF » | Le destinataire est recherché parmi les membres de votre équipe. |
| « En PDF » / « en document Word » | Le fichier est créé et joint à l’e-mail. |
| « Depuis la base de données des magasins » / « depuis Pipedrive » | Vos intégrations connectées sont interrogées. |
| « En utilisant la base de connaissances Help Center » | Vos documents sont consultés et cités. |
| « Avec une image de bannière pour la newsletter » | La génération d’images de StickyPrompts est appelée, comme dans le chat. |
Activer, mettre en pause et exécuter à la demande
- Le bouton bascule Enabled (présent aussi sur chaque ligne de la liste) active ou désactive la planification. Paused workflows keep their schedule but never run : un workflow en pause conserve sa planification mais ne s’exécute jamais. Vous pouvez donc le mettre en pause pendant les congés, puis le réactiver sans rien ressaisir.
- Run now lance une exécution immédiatement. C’est le moyen le plus rapide de tester une modification des instructions.
- L’en-tête affiche Total runs et Success rate (last 30) : vous voyez d’un coup d’œil si un workflow fonctionne bien.
Historique et résultats
Sélectionnez History pour voir toutes les exécutions : leur statut, leur déclenchement et leur date. Dépliez View result pour lire exactement ce que le modèle a produit cette fois-là.
Exemples
Monday competitor digest
Planification : hebdomadaire (Weekly), le lundi à 09:00, Europe/Budapest. Modèle : Claude Opus 5.5.
Rédige la synthèse concurrentielle hebdomadaire pour l'équipe Northwind Analytics.
Pour chacun de nos cinq principaux concurrents, résume ce qui a changé la
semaine dernière : prix, nouvelles fonctionnalités, annonces marquantes.
Un court paragraphe pour chacun.
Termine par « Ce que cela signifie pour nous » : trois puces au maximum.
Si rien n'a changé pour un concurrent, indique-le en une ligne.
L'ensemble de la synthèse doit faire moins de 400 mots.Daily store pulse
Un point du matin sur la journée d’hier dans les 12 magasins Northwind. Planification : quotidienne (Daily), à l’heure où l’équipe commence sa journée. Modèle : Claude Opus 5.5. Intégrations : la connexion PostgreSQL Northwind Retail DB (en lecture seule), plus la connexion e-mail si le point doit arriver dans les boîtes de réception.
À partir de la base de données Northwind Retail, résume l'activité d'hier
pour chacun de nos 12 magasins : chiffre d'affaires, commandes et panier
moyen, comparés au même jour de la semaine dernière.
Commence par une vue d'ensemble de trois lignes pour toute l'enseigne.
Liste ensuite chaque magasin à plus de 10 % sous la semaine dernière, avec
une raison probable tirée des données.
Envoie la synthèse par e-mail à l'équipe des opérations magasins.Conseils
- Un seul résultat par workflow. Une synthèse et une alerte, ce sont deux workflows. Chacun est ainsi plus facile à lire et à corriger.
- Connectez avec le minimum d’accès nécessaire. Un workflow de reporting n’a besoin que d’une connexion à la base de données en Read only.
- Dites à quoi ressemble « rien à signaler ». Sinon, le modèle risque de faire du remplissage lors d’une semaine calme.
- Vérifiez le fuseau horaire. Une synthèse prévue à 09:00 dans le mauvais fuseau horaire arrive en pleine nuit.