Integrationen im Chat nutzen
Lassen Sie Aufgaben in Ihrem CRM, Ihren Datenbanken und per E-Mail in normaler Sprache erledigen. Wie Sie Anfragen formulieren, wie Sie prüfen, was die KI getan hat, und wie Sie die Kontrolle behalten, wenn sie Daten ändern kann.
Sobald in Ihrem Workspace Integrationen verbunden sind, nutzen Sie sie, indem Sie einfach fragen. Sie öffnen kein Menü und wählen kein Tool aus: Beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis, und das Modell ermittelt selbst, welche Verbindungen es in welcher Reihenfolge aufruft und was es mit den Ergebnissen macht. Ein einziger Satz kann Ihr CRM durchsuchen, eine Datenbank abfragen und eine E-Mail senden.
Und so kam das Ergebnis kurz darauf im Posteingang an, gesendet über die Postmark-Verbindung des Workspace vom dort hinterlegten Standardabsender:
So formulieren Sie Anfragen
Sagen Sie, was Sie möchten, wo die Daten liegen und was mit der Antwort geschehen soll.
| Gute Anfrage | Warum sie funktioniert |
|---|---|
| „Finde die Deals in Pipedrive in der Phase Proposal Made und schick eine Zusammenfassung mit den Kontakten per E-Mail an sales@northwind.example“ | Nennt das System, den Filter, das Ergebnis und den Empfänger. |
| „Die 5 größten Kunden nach Bestellwert aus unserer Retail-Datenbank, mit ihrem Anteil am Umsatz. Eine Tabelle plus eine Kernaussage.“ | Nennt die Datenbank, die Kennzahl, den Umfang der Antwort und ihr Format. |
| „Wer ist unser Ansprechpartner bei Hawthorne Goods, und welche offenen Deals gibt es dort?“ | Ein Kunde, zwei klare Fragen. |
| „Entwirf eine E-Mail an Maria Lopez zu ihrer Rückerstattung. Noch nicht senden.“ | Macht den Prüfschritt ausdrücklich. |
| „Mach ein PDF daraus und schick es an Sarah.“ | Kolleginnen und Kollegen werden in Ihrem Workspace über ihren Namen gefunden; die Datei wird erstellt und angehängt. |
Ein paar Gewohnheiten machen die Antworten präziser:
- Nennen Sie die Quelle, wenn es mehr als eine gibt: „aus der Retail-Datenbank“, „in Pipedrive“.
- Formulieren Sie den Filter mit Ihren eigenen Worten: den Namen der Phase, den Zeitraum, die Region. Die KI macht daraus die passende Abfrage oder Suche.
- Nennen Sie das Format: eine Tabelle, drei Stichpunkte, ein Absatz, eine E-Mail.
- Führen Sie die Unterhaltung fort. „Jetzt nur die über 10.000“, „Füg ihre Telefonnummern hinzu“, „Schick das auch an Anna“ - all das baut auf dem auf, was die KI bereits gefunden hat.
Prüfen, was die KI getan hat
Jede Antwort, für die eine Integration genutzt wurde, beginnt mit einer Zeile actions, etwa 17 actions. Klappen Sie sie auf, um alle Schritte der Reihe nach zu sehen: welche Verbindung aufgelistet wurde, welche Tabellen gelesen wurden, welche Suche oder Abfrage lief und welche Überlegungen dazwischen angestellt wurden. Klappen Sie einen einzelnen Aufruf auf, um seine Details zu sehen, etwa das SQL hinter einer Datenbankantwort.
Die Aufrufe nutzen dieselben Tools wie der MCP-Server. list_database_connections, run_database_query, search_crm_deals oder send_email bedeuten also im Chat, in einem Agenten und in Ihrem eigenen Code dasselbe.
Lesen Sie auch den Text rund um die Tabelle. Musste die KI eine Annahme treffen, etwa dass eine Phasennummer im CRM „Proposal Made“ bedeutet oder dass ein Kontakt über den Firmennamen gefunden wurde, sagt sie Ihnen das, damit Sie es korrigieren können.
Wenn nichts verbunden ist
Bitten Sie um etwas, das eine Integration erfordert, die Ihr Workspace noch nicht hat, weist die KI darauf hin und bietet eine Schaltfläche zum Verbinden an, etwa Connect a CRM. Verbinden Sie die Integration und fragen Sie dann noch einmal.
Eine Workspace-Verbindung kann nur ein Workspace-Inhaber oder Admin hinzufügen. Haben Sie keine dieser Rollen, bitten Sie jemanden, der sie hat, oder legen Sie im Bereich Personal eine Verbindung nur für sich an. Siehe So funktionieren Integrationen.
Änderungen unter Kontrolle behalten
Lesen ist unbedenklich. Beim Schreiben ist Sorgfalt gefragt, denn die KI handelt, sobald die Anfrage eindeutig ist.
- E-Mails werden sofort versendet. „Schick X an Y“ sendet. Wenn es auf den Wortlaut ankommt, lassen Sie sich zuerst einen Entwurf geben, lesen Sie ihn und sagen Sie dann „Schick sie ab“.
- CRM-Änderungen brauchen Schreibzugriff. Ist Allow write access für die Verbindung nicht eingeschaltet, werden Anfragen zum Anlegen oder Bearbeiten von Kontakten und zum Erstellen von Deals abgelehnt. Siehe CRM.
- Schreiben in Datenbanken erfordert eine höhere Stufe. Eine Datenbank mit Read only lehnt alles außer Lesezugriffen ab. Siehe Datenbanken.
- Sagen Sie genau, was geändert werden soll. Nennen Sie den genauen Kontakt, Deal oder Datensatz, und prüfen Sie danach in den actions, was tatsächlich passiert ist.
Über den Chat hinaus
Dieselben Anfragen funktionieren auch an anderen Stellen:
- Agenten nutzen Ihre Verbindungen für ihre Aufgaben. Siehe Agenten.
- Workflows führen eine Anfrage wie „Schick dem Vertriebsteam die neuen Deals der letzten Woche per E-Mail“ nach Zeitplan aus. Siehe Workflows.
- Ihr eigener Code kann dieselben Verbindungen über die REST-API (Integrationen) oder den MCP-Server nutzen.