Workflows
Ein Workflow führt feste Anweisungen automatisch mit einem Modell aus, nach einem Zeitplan, den Sie festlegen. Nutzen Sie ihn für Berichte, Zusammenfassungen und Prüfungen, die Sie sonst jede Woche von Hand anfordern würden.
Manche Anfragen kommen so regelmäßig wie ein Uhrwerk: der Wettbewerbsüberblick am Montag, die Verkaufszahlen am Morgen, die Liste der überfälligen Rechnungen. Ein Workflow erledigt diese Arbeit für Sie. Sie legen einmal einen Zeitplan fest, wählen ein Modell und schreiben die Anweisungen. StickyPrompts führt den Workflow pünktlich aus, kann dabei Ihre verbundenen Integrationen nutzen und protokolliert jede Ausführung.
Ihre Workflows
Workflows in der linken Seitenleiste listet alle Workflows auf, jeweils mit Modell, einer verständlichen Zusammenfassung des Zeitplans und einem Schalter zum Ein- und Ausschalten.
Einen Workflow erstellen
- New workflow wählen
Wählen Sie auf der Seite Workflows die Option New workflow. Geben Sie dem Workflow einen Namen und eine kurze Beschreibung dessen, was er liefert, zum Beispiel Monday competitor digest - Jeden Montag: Was sich letzte Woche bei unseren fünf wichtigsten Wettbewerbern geändert hat.
- Den Zeitplan festlegen
Wählen Sie unter Set the schedule eine Frequency: Hourly, Daily, Weekly, Monthly oder Custom Cron. Legen Sie dann den Tag, die Time und die Timezone fest. Eine Zusammenfassung darunter bestätigt den Zeitplan in Klartext, etwa Runs every Mon at 09:00 (Europe/Budapest).
Nutzen Sie Custom Cron nur dann, wenn sich der Zeitplan mit den Vorgaben nicht abbilden lässt, etwa „werktags um 07:30“.
- Das KI-Modell wählen
Wählen Sie unter Choose the AI model das Modell, mit dem dieser Workflow arbeitet. Eine Zusammenfassung, die Informationen aus vielen Quellen zusammenführen muss, verdient ein starkes Modell; für eine kurze Statusprüfung genügt ein schnelleres.
- Die Anweisungen schreiben
Sagen Sie dem Modell unter Write the instructions, was es bei jeder Ausführung des Workflows tun soll. Passt eine Vorlage schon fast, beginnen Sie damit und passen Sie sie an: Sales report email, Weekly summary digest, Inventory alert, Customer churn digest oder Invoice reminders.
Schreiben Sie die Anweisungen so, als wäre niemand da, der Rückfragen beantworten kann: Welche Daten sollen genutzt werden, was soll entstehen, in welchem Format, und was ist zu tun, wenn etwas fehlt?
- Integrationen und MCP-Tools prüfen
Bei der Ausführung des Workflows nutzt das Modell Ihre verbundenen Integrationen und Remote-MCP-Tools automatisch, zum Beispiel eine Datenbank für Abfragen, ein CRM zum Nachlesen oder die E-Mail-Verbindung, um das Ergebnis zu verschicken. Integrations / MCP Tools zeigt, was ihm zur Verfügung steht. Siehe Integrationen.
- Speichern, dann Run now
Wählen Sie Save. Wählen Sie dann Run now, um den Workflow sofort zu testen, statt auf den Zeitplan zu warten, und prüfen Sie das Ergebnis unter History.
Keine Aktionsblöcke: Sagen Sie einfach, was passieren soll
Es gibt keinen Block „E-Mail senden“, keinen Block „PDF erstellen“ und kein Flussdiagramm, das Sie verdrahten müssten. Ein Workflow ist ein einziger Anweisungstext, und das Modell erledigt jeden Schritt mit denselben Tools, die es auch im Chat hat. Sie beschreiben also einfach das Ergebnis:
Hol alle offenen Deals aus Pipedrive und gruppiere sie nach Phase, mit
einer Summe pro Phase. Mach daraus einen einseitigen Pipeline-Bericht
als PDF: eine zentrale Kennzahl als Überschrift, eine Tabelle der Deals
und die drei am stärksten gefährdeten Deals mit jeweils einer Zeile zur
Begründung. Schick das PDF als Anhang per E-Mail an unsere CFO, mit
einer Zusammenfassung in drei Zeilen im Text der E-Mail.Fällt Ihnen auf, was fehlt? Eine E-Mail-Adresse. StickyPrompts weiß, wer in Ihrem Workspace ist, deshalb genügt „unsere CFO“, „Sarah“ oder „das Vertriebsteam“. Bei dieser Ausführung fand das Modell Sarah Kim über die Beschreibung des Finance-Teams, erstellte das PDF und verschickte es:
Was Sie einem Workflow in ganz normalen Worten auftragen können:
| Formulierung | Was passiert |
|---|---|
| „Schick es an Sarah“ / „an die CFO senden“ | Die Empfängerin oder der Empfänger wird unter Ihren Teammitgliedern gesucht. |
| „Als PDF“ / „als Word-Dokument“ | Die Datei wird erstellt und an die E-Mail angehängt. |
| „Aus der Händlerdatenbank“ / „aus Pipedrive“ | Ihre verbundenen Integrationen werden abgefragt. |
| „Mit der Wissensdatenbank Help Center“ | Ihre Dokumente werden durchsucht und als Quelle angegeben. |
| „Mit einem Bannerbild für den Newsletter“ | Die Bildgenerierung von StickyPrompts wird aufgerufen, genau wie im Chat. |
Aktivieren, pausieren und bei Bedarf ausführen
- Der Schalter Enabled (auch in jeder Zeile der Liste) schaltet den Zeitplan ein oder aus. In der App heißt es dazu Paused workflows keep their schedule but never run: Pausierte Workflows behalten ihren Zeitplan, laufen aber nicht. So können Sie einen Workflow über die Feiertage pausieren und danach wieder einschalten, ohne etwas neu eingeben zu müssen.
- Run now startet sofort eine Ausführung. So testen Sie eine Änderung an den Anweisungen am schnellsten.
- Die Kopfzeile zeigt Total runs und Success rate (last 30). So sehen Sie auf einen Blick, ob ein Workflow zuverlässig läuft.
Verlauf und Ergebnisse
Wählen Sie History, um alle Ausführungen zu sehen: ihren Status, wie sie ausgelöst wurden und wann sie liefen. Klappen Sie View result auf, um genau zu lesen, was das Modell bei dieser Ausführung erzeugt hat.
Beispiele
Monday competitor digest
Zeitplan: Weekly, Montag, 09:00, Europe/Budapest. Modell: Claude Opus 5.5.
Schreib den wöchentlichen Wettbewerbsüberblick für das Team von Northwind Analytics.
Fasse für jeden unserer fünf wichtigsten Wettbewerber zusammen, was sich letzte
Woche geändert hat: Preise, neue Funktionen, wichtige Ankündigungen. Jeweils ein
kurzer Absatz.
Schließe mit „Was das für uns bedeutet“: höchstens drei Aufzählungspunkte.
Hat sich bei einem Wettbewerber nichts geändert, sag das in einer Zeile.
Halte den gesamten Überblick unter 400 Wörtern.Daily store pulse
Eine morgendliche Zusammenfassung des Vortags über alle 12 Northwind-Filialen. Zeitplan: Daily, zu der Uhrzeit, zu der das Team mit der Arbeit beginnt. Modell: Claude Opus 5.5. Integrationen: die PostgreSQL-Verbindung Northwind Retail DB (Read only) sowie die E-Mail-Verbindung, falls die Zusammenfassung in den Postfächern landen soll.
Fasse anhand der Datenbank Northwind Retail die Verkäufe von gestern
für jede unserer 12 Filialen zusammen: Umsatz, Bestellungen und
durchschnittlicher Bestellwert, jeweils im Vergleich zum gleichen
Wochentag der Vorwoche.
Beginne mit einem Überblick in drei Zeilen für die gesamte Kette.
Liste dann jede Filiale auf, die mehr als 10 % unter der Vorwoche liegt,
mit einem wahrscheinlichen Grund aus den Daten.
Schick die Zusammenfassung per E-Mail an das Team Filialbetrieb.Tipps
- Ein Ergebnis pro Workflow. Eine Zusammenfassung und eine Warnung sind zwei Workflows. Jeder für sich ist leichter zu lesen und zu korrigieren.
- Verbinden Sie mit so wenig Zugriff wie nötig. Ein Workflow für Berichte braucht nur eine Datenbankverbindung mit Read only.
- Legen Sie fest, wie „nichts zu berichten“ aussieht. Sonst füllt das Modell eine ruhige Woche womöglich mit Belanglosem.
- Prüfen Sie die Zeitzone. Ein Überblick für 09:00 Uhr in der falschen Zeitzone kommt mitten in der Nacht an.